Kurumsal ofis-şirket ortamında dosyalama ve aranılan evrakları en kısa sürede bulma için düzen dahilinde olmak önemli bir yere sahiptir.
Ofis dosyalama sisteminizi önemli ipuçları ile oluşturabilirsiniz. İşte sizler için hazırladığımız ipuçları:
Renk kodu
Organize etmek ve birkaç organizasyon kategorisi oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm dosyalara bir göz atın. (Modelleri gerçekten tanımak ve kategorilerinizi ana hatlarıyla belirtmek birkaç adım alabilir. Bunun için iyi bir şekilde organize olmak gerekmektedir.)
Her kategoriye bir renk atayın. (Farklı tüm kategorileri renklendirin ve bu yöntem ile zamandan tasarruf edin.)
Kategorilerinizi ekipleriniz ve yöneticilerinizle gözden geçirin. Seçtiğiniz kategorileri kimse anlamıyorsa, renk koordinasyonu işe yaramayabilir. (Oluşturulan renkleri doğru bir biçimde adların ve renk şemasını çıkartın. Çıkartılan renk şemasınının adlandırılmasını herkesin anlayabileceği bir şekilde belge ortamının bulunduğu yerlere konumlandırın.)
Renk kodlaması için malzeme toplayın. (Bunlar bir kitaplığa yerleştirmek için renkli klasörler veya dosya dolabı çekmecelerine yapıştırmak için sadece renkli bant parçaları olabilir.)
Renk kodlama işleminin kendiniz üzerinde daha kolay olmasını sağlamak için (yeni dosyalar eklediğinizde) ve gelecekte ofis dosyalama sistemini organize etmenize yardımcı olacak herhangi bir kişi için hızlı başvuru kuralları sayfası oluşturun.
Dijital ortama taşıyın
Dosyaları dijital olarak nasıl düzenleyeceğinize karar verin. Kullanıma hazır bir yazılım çözümü, kendi BT (bilgi teknolojisi) grubunuz tarafından tutulan bir ağ sürücüsü veya Google Drive gibi ücretsiz bir bulut platformunu kullanabilirsiniz.
Güvenilir ve verimli bir tarama makinesi kullanın.
Belgeleriniz için bulut depolama yedekleme alanınız olup olmadığını belirleyin. Bu, özellikle kaybolursa müşterilere, müşterilere veya diğer ticari faaliyetlere büyük zarar verecek belgeleri tutarsanız önemlidir.
Sisteminizde hem dosya ekleme hem de düzenleme işlemine kimlerin erişebileceğini belirleyin.
Taranan dosyalar için standart bir adlandırma kuralı geliştirin. Bu, kağıtsız sisteminizde dosyaları bulmayı ve aramayı kolaylaştırır.
Sisteme zaten taranan fiziksel dosyaları işaretlemek için damga veya çıkartma kullanın.
Dijital dosya sisteminiz izin veriyorsa, dosyaların bulunmasını kolaylaştırmak için her belgeye anahtar kelimeler ekleyin.
Hatalardan kaçınmak için zaman ayırın. Basit bir hata bile bir gün ihtiyacınız olan bir dosyayı bulmayı imkansız hale getirebilir.