Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Business Fun Days
  • Business Fun Days
  • 10 Kasım 2019 16:41
  • Hiçbiri

Kurumsal Etkinlik Düzenleme Rehberi

Bir kurumsal etkinlik düzenlemenin ne kadar zor ve yorucu olduğunu söyleyen yüzlerce makale ve blog var. Biz aynı şeyleri yazmayacağız J

Etkinlik planlama sürecini gerçekleştirilebilir görevlere bölmek, odaklanmanıza yardımcı olur ve her seferinde harika bir etkinlik düzenlemek için size yardımcı olur. Evet, bu büyük bir iş. Evet, düşünülmesi gereken çok şey var, ancak uygun planlama ve kullanışlı kontrol listemizle  kurumsal organizasyon düzenlemek de eğlenceli ve faydalı olabilir.

Deneyim seviyeniz ne olursa olsun, bu kontrol listesi size mükemmel bir kurumsal etlinliği planlama konusunda yol gösterecektir.

Başlamadan önce küçük bir tavsiye…

En Kısa Sürede Başlayın

Kurumsal bir etkinlik planlamak, diğerlerinden gelen onayları almak için çok fazla beklemeyi içerir. Bu yüzden en kısa zamanda planlama sürecine başlayın.

Geçen yıldan herhangi bir geri bildirim olup olmadığını kontrol edin, bu yalnızca size meslektaşlarınızın beklentileri hakkında fikir vermekle kalmayacak, aynı zamanda bu yıl neleri geliştirebileceğinizi de söyleyecektir.”

Etkinlik Listesi Yap

Liste yap. Bir kurumsal parti planlamak için dünyadaki en iyi listeler listeler. Kurumsal parti planlama sürecini yönetilebilir görevlere bölmenize yardımcı olmakla kalmazlar. Ayrıca, ne kadarını başardığınızı ve ne kadar çok iş kaldığını takip etmenize yardımcı olurlar.

Listenizi kendinize son tarihler vererek ve her bir işe uygulayarak akıllı hale getirin : 

  • Acil değil ama önemli
  • Acil ama önemli değil
  • Acil ve önemli
  • Acil değil ya da önemli

Liste yapmak, her bir görevinizde hangi sırayla mücadele edeceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.

Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Bir Etkinlik Ekibi Oluştur

Şirketinizde zaten bir etkinlik ekibi yoksa, şimdi bir tane oluşturmanın tam zamanı. Şirket genelinde farklı beceriler düzenleyen kişileri seçin. Ekibiniz, bütçeleri ayırmaktan davetler düzenlemeye, hatta daha sonra temizlik yapmaya kadar her konuda size yardımcı olabilir. Pek çok el hafif işler yapar ve iyi bir etkinlik ekibine sahip olmak işleri daha çabuk halletmenize yardımcı olabilir.

Etkinlik Bütçesini Ayarlayın

Hemen acil ve önemli listenizin başında bütçe belirlemelisiniz. Ne kadar erken harcamak zorunda olduğunuzu bulmak gerçekten önemlidir. Ve düzenlediğiniz şirket partisi üzerinde en büyük etkiye sahip olacak.

Etkinlik Bütçesini Tahsis Et

Bütçenizi nasıl tahsis edeceğinize karar verirken, şirketiniz, kültürünüz ve meslektaşlarınızın beklentileri için en önemli olanı seçin.

“Etkinik boyunca beklenmeyen masraflar olması durumunda biraz para saklayın. Kesinlikle beklenmeyen masraf her zaman olur J

Etkinlik Tarihini Ayarlamak

Özellikle parti mevsiminde etkinlik mekanları hızla doluyor. Yani bir tarihi onaylamak, yapacağınız bir sonraki şey olmalıdır. Geleneksel olarak, hafta sonları Türkiye’de şirket etkinlikleri için en popüler günlerdir, çünkü ertesi gün mesai yoktur. Ancak, hafta içini göz ardı etmeyin, daha ucuz olma eğilimindedirler ve bir yer seçmeye gelince daha fazla esneklik sunarlar. Bunların hepsi şirket kültürünüze bağlıdır.

Tarihi ayarlamanın hızlı ve kolay bir yolu, herkesin seçebileceği başlangıç ​​tarihleri ​​olan bir anket gibi bir şey oluşturmaktır. Ankete bir e-posta göndererek tercih ettiğiniz tarih hakkında fikir sahibi olabilir ve sayıları görebilirsiniz. E-postalarınıza bir RSVP tarihi eklemeyi unutmayın, böylece yanıt beklemeyin ve bir tarih seçtikten sonra tarihin kaydedildiği bir e-postayı takip ettiğinizden emin olun.

“Seçtiğiniz tarihin CEO, yönetim kurulu üyeleri ve katılmak istediğiniz diğer kişiler için uygun olduğundan emin olun.”

Ne Tür Bir Etkinlik Olduğuna Karar Ver

Ne tür bir parti vereceğinize karar vermek söz konusu olduğunda, işte göz önünde bulundurulması gereken başlıca şeyler:

Yüksek veya düşük etki?

Gündüz, gece veya her ikisi de mi?

Ismarlama veya paket?

Yemek, dans mı yoksa her ikisi de mi?

Paylaşılan veya münhasır mı?

Biletli veya ücretsiz?

Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Bir Etkinlik Mekan Bul

Beğendiğiniz mekanlarda etkinlik koordinatörü görmek için randevular alın.

Bir mekanda aranacak en önemli şeyler:

  • Kapasite - mekan misafir listeniz için doğru boyutta mı?
  • Yer - erişilebilir mi, taksiler ve toplu taşıma araçları için iyi mi? Aksi takdirde, otobüs kiralamayı veya hatta bir gecede kalmayı düşünmeniz gerekebilir.
  • Teknik sistem - Teknik sistemi modern ve çalışıyor mu? Konuşma, sunum ve canlı eğlence için ekipmana ihtiyacınız olabilir.
  • Esneklik - mekan, gereksinimlerinize uyacak şekilde paketlerini uyarlayacak mı?
  • Wow Faktörü

Etkinlik planlayıcısına soracağınız ana şeyler:

  • Mekan temizlenecek mi?
  • Fiyat teklifi, ihtiyacınız olan her şeyi içeriyor mu?

Eğer mekanı kapatmıyorsanız, mekanın kaç tane grup rezervasyonu yaptırdığını ve ne kadar büyük olduklarını sorduğunuzdan emin olun. Şirketiniz için birden fazla masaya ihtiyacınız varsa, yan yana konumlandırılmalarını isteyin

Bir Etkinlik Teması Seçin

Temalı bir şirket etkinliğine sahip olmak sadece şık kıyafet demek değildir. Tema, etkinliğinizin tonunu belirler ve davetler, yemek, müzik ve dekorasyonlar için geçerli olmalıdır. Bizim en sevdiğimiz tema hep karayip temeları olacak, ancak isteyebileceğiniz birçok fikir var. Seçtikten sonra, seçilen tema ile ilişkilendireceğiniz her şeyin bir listesini yapın ve onu partinize uygulamaya çalışın.

Dekorasyonda bütçenizi en üst düzeye çıkarmanın harika bir yolu, giriş, bar ve masa merkezleri gibi mekanın odak noktalarına odaklanmaktır.

Catering

Ne tür bir yer seçtiğinize bağlı olarak, kurum içi catering kullanımı (daha ucuz olanı) veya harici catering kiralama arasında karar vermeniz gerekir. Mekanınız iyi yemek sunma konusunda iyi bir üne sahipse, bunları kullanmanızı öneririz, yiyecek içecekle uğraşmanın en basit ve en etkili yolu olacaktır.

Etkinliğiniz için catering araştırırken şunları düşündüğünüzden emin olun:

  • Bir set menü mü olacak yoksa konukların önceden seçmeleri mi gerekecek?
  • Özel diyet gereksinimleri için catering
  • Yiyeceklerin servis edilmesini nasıl istersiniz – set menü, açık büfe

“Menüden tatma konusunda ısrarcı olun, özellikle büyük organizasyon için yemek seçiyorsanız”

Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

İçecek

Kurumsal etkinliğiniz için içki organize etmek söz konusu olduğunda yapılacak ilk şey, içki siparişi mi vereceğinize veya gecenin tüketilen miktarını mı ödeyeceğinize karar vermektir. Ön sipariş verme size bütçeniz üzerinde daha fazla kontrol sağlar, ancak herkes için yeterince sipariş vermeme riskiniz vardır. Açık bir bar teklif ediyorsanız, yemek menüsünün önemli olduğundan ve bol miktarda karbonhidrat bulundurduğundan emin olun.

İçecek Dağıtımı

Şirket etkinliğinde daha adil bir içecek dağıtımı sağlamanın üç ana yolu vardır:

  •  Konuklara önceden verilecek kuponlar halinde içki sekmesini düzenleyin
  •  Masa başına şişeler hakkında brief
  •  İçecek servisi yapan, ihtiyaç duyulduğunda dolum yapan bir personel bulundurma

Etkinlik Müziği

Müzik söz konusu olduğunda, birkaç seçeneğiniz var: bir DJ ya da canlı müzik grubu çalın ya da bir çalma listesi hazırlayın. Ne yapmaya karar verirseniz verin, gerekli tüm donanıma sahip olduğunuzdan emin olmak için mekanla bağlantı kurduğunuzdan emin olun.

“Etkinlikten önce DJ'ye önerilen bir çalma listesi göndermeyi sakın unutma”

Eğlence

Etkinlik temanıza ve mekanınıza uygun eğlenceyi seçin. Şarkı söyleyen garsonlar ve bar masalarından kokteyl hazırlama ve fotoğraf kabinlerine kadar yüzlerce seçenek mevcut.

Konuşmalar ve Ödüller

Konuşma ve ödüller alıyorsanız, önceden planlandıklarından emin olun. Her ikisi de her zaman akşamın erken saatlerinde en iyi şekilde yapılır, böylece işler fazla karmaşık olmaz.

Organize etmeniz gerekecek:

  • Konuşmacılar ve konuşmaları
  • Hoparlörler için mikrofonlar
  • Ödüller / Ödüller - onları bırakacak güvenli bir yer olduğundan emin olun!
  • Bir prova yapmayı kesinlikle ihmal etme

“Konuşmaları ve ödülleri olabildiğince kısa tutun. Parti gecesinde kimse uzun ve sıkıcı konuşmaları dinlemek istemeyecektir.

Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Küçük Ekstra Bir Şeyler Ekle

Etkinliğinizi şimdiye kadar bir de misafirin bakış açısından düşünün. Etkinliği biraz daha özel kılmak için yapabileceğin fazladan bir şey var mı? Etkinliğe eklemeyi düşünebileceğiniz basit şeyler…

  • Ücretsiz bir vestiyer
  • Varışta özel içecekler (vestiyer için sıraya girmek mojito ile çok daha eğlenceli!)
  • Tuvalet olanaklarını olabildiğince yükseltin (taze çiçekler, hoş kağıt havlular vb.)
  • Çok fazla sayıda konuk bekliyorsanız, birilerinin gelip ayrıldıklarında yönetmek için el altında olduğundan emin olun. Şaşırtıcı varış zamanları düzenleyebilir, böylece sıraya giren veya soğukta bekleyen çok fazla insan kalmaz.

Etkinlik Fotoğrafçısı

Evet, hepimiz İnstagram’a erişebiliyoruz, ancak etkinlikte profesyonel bir fotoğrafçıya sahip olmak geceyi belgelemek için kaliteli resimler olduğunu garanti edecektir.

Etkinlik Güvenliği

Kurumsal partinizde güvenliğe ihtiyacınız varsa, konukların kendilerini rahat hissetmelerini sağlayacak organizatör dostu personel.

Etkinlik Ulaşımı

Etkinliğinize gidiş gelişinizi organize etmeniz gerekip gerekmediğine karar verin. Eğer koçları organize ediyorsanız, uygun zamanlar için rezervasyon yaptırdıklarından emin olun, böylece iş arkadaşlarınız erken ayrılmak zorunda kalmazlar veya takılmak zorunda kalmazlar.

Über çağında yaşadığımız halde, özellikle İstanbul'da, herkesin eve dönüş yolculuğuna dikkat etmek önemlidir. Etkinlikten önce dolaşmak üzere yerel taksi numaralarını ve son tren ve otobüslerle ilgili bilgileri toplamak iyi bir fikirdir. 

Ulaşım Planıı Oluşturun

Yol haritası gece işlerin sorunsuz bir şekilde devam etmesine yardımcı olacaktır. İlgili herkes için irtibat  bilgiler dahil olmak üzere, etkinliğin eksiksiz bir biçimde planını içermelidir. Geç varışlar için hazırlıklı olun ve yiyecek servisi için bolca zaman planlayın.

Etkinliği yürüten herkese tedarikçiler, mekan yöneticileri ve eğlendiriciler dahil yol haritasının bir kopyasını gönder.

Etkinlik Davetiyeleri

Davetiyelerinizi düzenlemek için en iyi ipuçlarımız:

  • Varış zamanını seçerken konuklarınıza işten ayrılma ve parti için hazır olmaları için bolca zaman ayırdığınızdan emin olun.
  • Temanıza uyacak şekilde tasarlanmış davetiyeler alın
  • Davetiyelerinizin e-postayla mı gönderileceğini mi yoksa yazdırılacağına karar verin
  • Komitenize veya temsilcilerinize davetiye göndermeye yardımcı olmalarını isteyin
  • Catering / mekan menüsünü onaylamak için size bolca zaman bıraktığından emin olun.
  • Anketler için insanları kovalamaya hazır olun J

Biletli bir şirket partisi düzenliyorsanız, meslektaşlarınıza bilet pazarlamak ve satmak için kendinize bolca zaman ayırdığınızdan emin olun.

Etkinlik Oturma Planı

Artık belli sayıda misafiriniz varsa, oturup yemek yiyorsanız oturma planını düzenlemenin tam zamanıdır. Bu doğru yapmak için zor bir görev olabilir, ancak bu çabaya değer. Masaları ekipler halinde organize etmeyi ya da kaynaşmaya teşvik etmek için meslektaşlarınızı karıştırmayı seçebilirsiniz. Masa planının mekanda bulunmasının kolay olduğundan ve masa kartlarının basıldığından emin olun.

Kurumsal Etkinlik Planlama Rehberi

Unutma…

  • Etkinlik planlayıcısıyla tanışın ve her şeyin olmasını beklediğiniz gibi olup olmadığını kontrol edin
  • Yeri iki kez kontrol et
  • Etkinlik başlamadan önce kendinizi herhangi bir tedarikçiye / eğlendiriciye tanıtın;

Etkinliği Yönetme

Etkinlik planınızı yanınızda taşıyın ve tüm bu ön planlamadan sonra, partiden de zevk aldığınızdan emin olun!

Geribildirim İsteyin

Konukların nelerden zevk aldığını ve gelecek yıl için neler geliştirilebileceğini öğrenmek için partiden sonra geri bildirim almayı istediğinizden emin olun.

Kurumsal etkinliğinizi bizimle birlikte planlamak istiyorsanız bizlere iletişim  sayfamızdan veya  (0212) 288 65 35 numaralı telefonumuzdan direkt ulaşabilirsiniz.